Text copied to clipboard!
Titlu
Text copied to clipboard!Recepționist administrativ
Descriere
Text copied to clipboard!
Căutăm un recepționist administrativ dedicat și organizat pentru a gestiona activitățile zilnice ale recepției și pentru a oferi suport administrativ echipei noastre. Această poziție este esențială pentru asigurarea unei comunicări eficiente între clienți, vizitatori și departamentele interne, precum și pentru menținerea unui mediu de lucru ordonat și profesionist. Recepționistul administrativ va fi responsabil pentru întâmpinarea vizitatorilor, gestionarea apelurilor telefonice, programarea întâlnirilor și coordonarea corespondenței. De asemenea, va sprijini echipa administrativă în diverse sarcini, cum ar fi arhivarea documentelor, gestionarea materialelor de birou și actualizarea bazelor de date. Candidatul ideal trebuie să aibă abilități excelente de comunicare, să fie orientat către detalii și să poată gestiona mai multe sarcini simultan într-un mediu dinamic. Experiența anterioară în domeniul administrativ sau recepție constituie un avantaj, la fel ca și cunoașterea limbii engleze la nivel conversațional. Dacă sunteți o persoană organizată, prietenoasă și dornică să contribuie la buna funcționare a biroului, vă invităm să aplicați pentru această poziție.
Responsabilități
Text copied to clipboard!- Întâmpinarea și asistarea vizitatorilor și clienților cu profesionalism.
- Gestionarea apelurilor telefonice și redirecționarea acestora către departamentele corespunzătoare.
- Programarea și confirmarea întâlnirilor și a ședințelor.
- Gestionarea corespondenței electronice și fizice, inclusiv distribuirea și arhivarea documentelor.
- Menținerea ordinii și organizării în zona recepției și în spațiile comune.
- Suport administrativ pentru echipă, inclusiv pregătirea documentelor și actualizarea bazelor de date.
- Gestionarea stocurilor de materiale de birou și efectuarea comenzilor necesare.
- Coordonarea serviciilor de curierat și a altor servicii externe.
- Monitorizarea și raportarea problemelor tehnice sau de infrastructură către departamentele responsabile.
- Respectarea procedurilor interne și a politicilor companiei privind securitatea și confidențialitatea.
Cerințe
Text copied to clipboard!- Experiență anterioară în recepție sau suport administrativ.
- Abilități excelente de comunicare verbală și scrisă.
- Cunoștințe bune de operare PC și pachet Microsoft Office.
- Capacitatea de a gestiona mai multe sarcini simultan și de a prioritiza eficient.
- Atitudine prietenoasă, profesională și orientată către client.
- Abilități organizatorice și atenție la detalii.
- Disponibilitate pentru a lucra în programul stabilit de companie.
- Cunoștințe de limba engleză la nivel conversațional constituie un avantaj.
- Capacitatea de a lucra atât independent, cât și în echipă.
- Integritate și respectarea confidențialității informațiilor.
Întrebări posibile la interviu
Text copied to clipboard!- Care este experiența dumneavoastră în domeniul recepției sau administrativ?
- Cum gestionați situațiile stresante sau solicitante la locul de muncă?
- Ce metode utilizați pentru a organiza și prioritiza sarcinile zilnice?
- Cum vă asigurați că informațiile transmise clienților sunt corecte și complete?
- Aveți experiență în utilizarea unor sisteme de gestionare a apelurilor sau programărilor?
- Cum abordați comunicarea cu colegii și superiorii pentru a asigura o bună colaborare?
- Puteți oferi un exemplu când ați rezolvat o problemă neașteptată la locul de muncă?
- Cum vă mențineți motivația și productivitatea pe parcursul zilei?
- Care sunt așteptările dumneavoastră de la această poziție?
- Sunteți disponibil să lucrați în ture sau program flexibil, dacă este necesar?
